Innføring av EHF 3.0

Elektronisk Handels Format (EHF) er norsk standardformat for elektroniske handelsdokumenter, som faktura. 01. januar 2019 kommer et nytt EHF format som vil være gjeldende i hele EU. Dette vil gjøre det enklere å sende fakturaer på tvers av landegrensene i Europa, basert på et felles standardisert format.

Bakgrunnen er at Norge, gjennom EØS-avtalen, er forpliktet til å implementere direktiv 2014/55/EU om elektronisk faktura. Direktivet stiller krav til utarbeidelse av en europeisk standard for elektronisk faktura og at alle offentlige oppdragsgivere skal kunne motta og behandle en elektronisk faktura som er i samsvar med den europeiske standarden. (Les hva Standard Norge skriver om den nye europeiske standarden). Noe som betyr at EHF standarden som skal brukes går fra den siste EHF 2.14 (2.x) til EHF 3.0 etter en overgangsperiode.

 

Når innføres EHF 3.0?

Innføringen vil skje i faser der du først kan sende og motta både dagens EHF 2.x og EHF 3.0, for så å kun benytte EHF 3.0.

 

Dette betyr at du kan velge å sende faktura og kreditnota i EHF 3.0 fra 1. januar 2019, om du har systemer som støtter dette. Men du må kunne motta i EHF 3.0 fra denne datoen. I perioden 1. januar 2019 til 1. januar 2020 skal det være mulig å motta og sende både EHF 2.x og EHF 3.0. men fra og med 1. januar 2020 vil det være påkrevd å sende i EHF 3.0 format.

 

Gjelder eksisterende brukere av EHF, er du ny sender må du benytte EHF 3.0 etter 1. januar 2019.

 

Om EHF 3.0:

 

Det nye formatet vil skille seg i noe grad fra nåværende EHF format, og norske virksomheter som sender ut eFaktura i dette formatet må sørge for at de kan levere EHF 3.0 formatet. Det nye formatet skal være felles for Europa. Hovedforskjellen mellom gammel og ny versjon av EHF, er i hovedsak at EHF 3.0 vil samsvare med PEPPOL BIS v3 som er EU standard og at en rekke lokale tilpasninger blir borte.

 

Dette endres i EHF 3.0:
– Betalingsinformasjonen
– Angivelse av merverdiavgift
– Endring i syntaksbinding
– Mindre bruk av attributter
– Endring i kodelister

 

Dette blir fjernet i EHF 3.0:
– Leveringsinformasjon på linjenivå
– MVA beløp på linjenivå
– Kontraktstype
– Valutakurs/beregning ved faktura i annen valuta enn NOK
– Produsent

 

Dette kommer i EHF 3.0:
– Flere eksplisitte referanser
– Alle adresser har 3 adresselinjer
– Navn på leveringsadresse
– Årsakskode for mva fritak

 

Hva gjør Microsoft:

 

På versjonene som supporteres av Microsoft (AX 2012 R3 og Dynamics 365 Finance and Operations) har Microsoft levert hotfixer for å tilpasse løsningene de nye formatene.

 

Hva er EHF?

 

Difi beskriver EHF som:

 

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør, i hele anskaffelsesprosessen.

Følges standarden, vil dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses inn i leverandørens datasystem selv om systemene er ulike. Virksomhetene unngår dermed dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer.

Det Europeiske formatet kalles PEPPOL BIS. EHF er kompatibelt med formatet BIS. Så om du tilpasser dine systemer til EHF-standarden, vil du kunne kommunisere med virksomheter som følger BIS-standarden også. Målet med både EHF og BIS, er standardisering av prosesser og meldingsinnhold på tvers av landegrenser.

EHF-standarden er obligatorisk ved elektronisk fakturering i staten.

EHF faktura og kreditnota

Formatet EHF faktura og kreditnota sikrer automatisk, rask og sikker utbetaling.

 

Formål og virkemåte er standardisering av utbetaling og matching mot ordre. Faktura og en eventuell kreditnotatransaksjon er den siste transaksjonen i bestillingsprosessen og danner informasjonsgrunnlaget for utbetaling til leverandør av varer og tjenester.

 

Bruker din virksomhet allerede formatene EHF katalog og EHF ordre, har du strukturert informasjon som kan gjenbrukes når du skal sende elektronisk faktura på formatet EHF faktura, til oppdragsgiver. Dermed gir leverandøren oppdragsgiver mulighet til automatisk å matche faktura mot ordre, og reduserer dermed sjansene for at utbetalinger blir forsinket.

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

 

  • En EHF Faktura gir oppdragsgiver mulighet til å kunne prosessere meldingen elektronisk intern, og kunne validere og arkivere den.
  • En elektronisk faktura gir en enklere prosess for internflyt og godkjennelse, som igjen reduserer mulige forsinkelsesrenter for virksomheten.
  • Har oppdragsgiver tatt i bruk et bestillingssystem med formatet EHF ordre, har oppdragsgiver mulighet for å godkjenne de økonomiske forpliktelsene før bestilling er gjort, og sende leverandør bestillingsnummer. Faktura kan dermed matches mot ordren og godkjennes maskinelt.
  • Samlet fører dette til vesentlig reduksjon av prosesskostnader, reduserer feil og øker sporbarheten.

 

For leverandører

 

  • Den store gevinsten for en leverandør er at man kan sende faktura til alle offentlige oppdragsgivere på ett format, via samme infrastruktur.
  • Da oppdragsgiver kan automatisere prosesseringen av faktura, vil utbetalingen kunne komme raskere enn ved manuell fakturabehandling.

 

Kontakt oss gjerne hvis du har noen spørsmål rundt EHF og Dynamics / AX.