Den nye tilnærmingen mot en fremtidsrettet ERP løsning

ERP landskapet har gjennomgått drastiske forandringer de siste årene. Skybaserte løsninger, revolusjonerende teknologi og hurtige oppdateringer har endret måten både kunder og leverandører arbeider med ERP-systemer. Til tross for de dramatiske endringene i selve systemene, er det fortsatt mange som går inn i et ERP-prosjekt med en tradisjonell tilnærming når det skal velges leverandør.

Teknologien og mulighetene som eksisterer i moderne forretningssystemer er derfor nødvendig å ta i betraktning når en ERP-løsning skal velges. Det handler ikke lenger om hvordan et mastersystem kan dekke de grunnleggende behovene i bedriften, men hvordan systemet kan bidra til å verdiskaping og vekst.

Endringer i tilnærmingen mot en ny ERP løsning

Avgjørelsen om å anskaffe eller oppgradere en ERP løsning kan være et tidkrevende og kostbart prosjekt. Mange sitter igjen med dårlige erfaringer etter en slik prosess, med et resultat som har avviket sterkt fra forventingene. Utviklingen av skybaserte ERP løsninger har gjort det mulig å implementere nye systemer både raskere og mer kostnadseffektivt. Denne utviklingen har endret hvordan leverandører arbeider med kunder når ERP løsningen skal implementeres, og kunder bør også endre hvordan de tilnærmer seg valg av ERP løsning.

Fokuset på spesialtilpasset systemer med unike funksjoner til den enkelte bedrift, er erstattet med et større fokus på standardløsninger med kontinuerlige oppdateringer og muligheter for å legge til applikasjoner etter bedriftens behov. Denne endringen gjør at bedrifter ender opp med løsninger som ikke blir utdatert eller som skaper store siloer med data. Bedrifter får nå tilgang til systemer som gjør at de kan etterkomme hurtige endringer i markedene de opererer i og ikke bli hindret av gamle og kompliserte systemer.

Sett klare mål for den nye løsningen

Ifølge en undersøkelse gjort av Microsoft, dekker i dag rundt 90% av ERP løsningene de grunneleggene behovene hos de fleste selskap. Derfor rettes oppmerksomheten mot det en bevisstgjøring i markedet for å transformere måten kunder går frem når de velger ERP-partner. Det er ikke lenger tilstrekkelig å bruke den partneren som kan dekke de tradisjonelle fasene i et implementeringsprosjekt, men finne partneren som forstår hvordan et forretningssystem kan optimalisere prosesser og skape nye innovative løsninger for bedriften.

En viktig del av dette innebærer å sette klare mål for prosjektet. Dette begynner med å fastsette hvorfor bedriften ønsker et nytt forretningssystem, og hvilke resultater det forventes å oppnå gjennom den nye løsningen. Dette bør gjenspeiles i målbare objektiver, som for eksempel økning i driftsresultat, bedre effektivitet eller reduserte kostnader. Klare mål vil bistå bedriften med å forstå hva slags ERP-løsning som best dekker deres behov, og samtidig unngå unødvendige investeringer i tilpasninger som blir etterspurt på grunnlag av tradisjoner fremfor fremtidsrettet drift.

Industrial technology concept.

Omdefiner kjøpsprosessen av ERP-løsningen

Mange selskap som har et behov for å bytte forretningssystem, settes tilbake på grunn av endeløse og kompliserte RFI og RFQ prosesser. I slike prosesser er det fort gjort at de reelle forretningsbehovene blir uklare og målet med den nye ERP løsningen forsvinner i mengden av krav, spesifikasjoner og usikkerhet.

Det å ta fatt på kjøpsreisen av et ERP-løsning med en innholdsrik handleliste med funksjoner som skal hukes av gjennom lange RFI og RFQ prosessen er ikke den optimale oppskriften for et vellykket prosjekt. Kjøpsprosessen for en ERP-løsning må kobles opp mot hva slags forretningsmål bedriften har satt seg, og hvordan en leverandør kan levere en løsning som kan bidra til å nå disse målene.

Vær sikker på at dere velger en leverandør som forstår bransjen dere opererer i og kan forstå hvordan bedriftens prosesser fungerer. En viktig forutsetning for å forstå hvordan de fungerer er dannelsen av en prosjektgruppe med representanter fra begge parter som setter seg inn i hvordan forretningen fungerer, og ikke kun deltar i implementeringen av en frittstående ERP-løsning.

Prosjektmetodikk: Conference Room Piloting

For at du som kunde skal å få en implementeringsprosess som er smidig, minst mulig tidkrevende og som sikrer kvaliteten i hele prosjektet, benytt en prosjektmetodikk som heter «Conference Room Piloting». Dette er en prosjektmetodikk som er prosessorientert og «rett på målet». Etter en analysefase starter kunde og partner allerede fra første workshop med å arbeide i standardløsningen sammen, og utgangspunktet for workshopene er et ferdig basisoppsett som partneren har med inn i prosjektet. Dette gjør at prosjektteamet kommer raskt i gang og har et utgangspunkt å jobbe ut fra, i stedet for å starte med helt blanke ark.

I workshopene jobber kunde og partner sammen med fokus på de enkelte prosessområdene, der vi konfigurerer løsningen, bygger inn testdata og prosesstester forretningsprosessene i fellesskap. Dette gjøres iterativt per prosess frem til den enkelte prosess er ferdig satt opp, testet og akseptert. Via denne prosessen vil superbrukere og prosjektteamet få en god kompetanseheving, som gjør at behovet for kurs og opplæring før driftsettelse reduseres. Dette er en metodikk som er velprøvd og det har kommet svært gode tilbakemeldinger for denne måten å gjennomføre prosjekter.

En dynamisk reise

Dagens ERP løsninger er ikke statiske systemer, men heller dynamiske plattformer som kontinuerlig utvides og berikes med nye funksjoner. Det betyr at den versjonen av løsningen som det startes en implementering på, ikke nødvendigvis vil være den samme som driftsettes. Da blir det også lite hensiktsmessig å velge en løsning basert på en liste av funksjoner, når virkelighetsbilde av løsningen sannsynligvis vil endre seg gjennom nye versjoner.

Etter implementering av et nytt system vil det fortsette å komme oppdateringer og nye funksjoner tilgjengelig i løsningen. Ettersom løsningene videreutvikles med tanke på forretningsmål, vil det også være fokus på disse målene som vil være med på å avgjøre om en implementering har vært vellykket eller ikke. Forretningssystemet skal være med på reisen etter hvert som bedriften din utvikler seg. Har du kun fokus på tradisjonelle prosesser og lister av ønskede funksjoner, kan du gå glipp av potensielle kilder til lønnsomhet som ligger i en moderne ERP løsning.

Les mer om hvordan bedrifter bør tilnærme seg nytt ERP system

E-bok fra Microsoft

Les e-boken fra Microsoft for dypere innsikt i deres anbefalinger for hvordan bedrifter bør tilnærme seg moderne ERP løsninger og leverandører.

Få en partner med sterk kompetanse lang erfaring fra bransjen

Axdata har lang erfaring med kunder fra produksjon, engineering, prosjektorientert industri og energi- og kraftbransjen. Dette koblet sammen med Microsoft Dynamics 365, sikrer en implementering av et fullkomment forretningssystem som dekker deres behov. Ta kontakt med oss i dag, for å få vite mer om hvordan vi kan hjelpe dere på reisen mot en ny ERP-løsning.
Aktuelt fra Axdata

Mer aktuelt fra Axdata

Les flere artikler og nyheter innen ERP og forretningsdrift. Axdata gir deg oversikt over det siste og gir deg råd og tips til hvordan du skal gå frem for optimal drift av din virksomhet. Vi deler vår kunnskap om forretningsprosesser, Microsoft Dynamics, skytjenester og risikohåndtering gjennom ERP.